La gestione dei processi aziendali è una sfida enorme nella maggior parte delle organizzazioni. Molti imprenditori presumono che si tratti di una spesa enorme o che ne valga la pena solo per processi massicci. Tuttavia, il BPM è importante indipendentemente dalle dimensioni della tua attività. Ecco una guida definitiva alla gestione dei processi aziendali con l’ausilio dell’automazione.

Che cos’è la gestione dei processi aziendali (BPM)? La definizione

La gestione dei processi aziendali (BPM) è definita come una disciplina organizzativa in cui un’azienda fa un passo indietro e considera tutti questi processi in totale e individualmente.

La gestione dei processi aziendali (BPM) è il modo in cui un’azienda crea, modifica e analizza i processi prevedibili che costituiscono il nucleo della sua attività.

Il BPM è come la gestione di attività o progetti?

La gestione dei processi aziendali non è né la gestione delle attività (che si concentra sulle singole attività) né la gestione dei progetti (che gestisce flussi una tantum o imprevedibili).

La gestione delle attività riguarda la gestione o l’organizzazione di una serie di attività che emergono da un progetto. Questi progetti sono spesso una tantum e non ripetibili. Quando questi progetti sono ben organizzati vengono utilizzati software di gestione dei progetti come Trello, Asana, ClickUp o altri.

La gestione dei processi aziendali si concentra maggiormente su processi ripetitivi e continui che seguono uno schema prevedibile o gestione dei processi.

Qual è lo scopo della gestione dei processi aziendali?

Se lasciati disorganizzati e non sistematizzati, i processi aziendali scadenti possono portare al caos. A livello individuale, le persone vedono solo una parte di un processo e pochissime possono scansionare e vedere tutti gli effetti di un processo aziendale, dove inizia e finisce, i dati chiave necessari e dove si trovano potenziali colli di bottiglia e inefficienze.

Processi caotici e non gestiti danneggiano il business e portano a uno o più di questi scenari:

  • Tempo perso
  • Più errori
  • Colpa aumentata
  • Mancanza di dati
  • Dipendenti demoralizzati

Applicando la gestione dei processi aziendali, le organizzazioni possono migliorare i propri processi e mantenere tutti gli aspetti delle operazioni in esecuzione in modo ottimale.

Fasi di un ciclo di vita BPM

Passaggio 1: progettazione

La maggior parte dei processi include un modulo per raccogliere dati e un flusso di lavoro per elaborarli. Crea il tuo modulo e identifica chi sarà il proprietario di ogni attività nel flusso di lavoro.

Passaggio 2: modello

Rappresenta il processo in un layout visivo. Correggi dettagli come scadenze e condizioni per dare un’idea chiara della sequenza degli eventi e del flusso di dati attraverso il processo.

Passaggio 3: eseguire

Esegui il processo testandolo prima dal vivo con un piccolo gruppo e poi aprendolo a tutti gli utenti. Assicurati di limitare l’accesso alle informazioni sensibili.

Passaggio 4: monitorare

Tieni d’occhio il processo durante il flusso di lavoro. Usa le metriche giuste per identificare i progressi, misurare l’efficienza e individuare i colli di bottiglia dei processi per assicurarti che il monitoraggio dei processi sia eseguito in modo efficace.

Passaggio 5: ottimizza

Durante l’analisi, nota tutte le modifiche che devono essere apportate al modulo o al flusso di lavoro per renderli più efficienti. Considera le fasi di miglioramento dei processi aziendali

Quali sono i vari tipi di gestione dei processi aziendali?

I sistemi BPM possono essere classificati in base allo scopo che servono. Ecco i tre tipi di gestione dei processi aziendali:

BPM incentrato sull’integrazione

Questo tipo di sistema di gestione dei processi aziendali gestisce i processi che saltano principalmente tra i sistemi esistenti (ad es. HRMS, CRM, ERP) senza molto coinvolgimento umano. I sistemi di gestione dei processi aziendali incentrati sull’integrazione dispongono di connettori estesi e accesso alle API per essere in grado di creare processi che si muovono velocemente.

BPM umano-centrico

Il BPM incentrato sull’uomo è per quei processi eseguiti principalmente dagli esseri umani. Questi hanno spesso molte approvazioni e compiti svolti da individui. Queste piattaforme eccellono per un’interfaccia utente intuitiva, notifiche facili e tracciamento rapido.

BPM incentrato sui documenti

Queste soluzioni di gestione dei processi aziendali sono necessarie quando un documento (ad esempio un contratto o un accordo) è al centro del processo. Consentono il routing, la formattazione, la verifica e la firma del documento mentre le attività passano lungo il flusso di lavoro.

La maggior parte dei sistemi di gestione dei processi aziendali sarà in grado di incorporare elementi di ciascuno di questi, ma ognuno di solito avrà una specialità.

Esempi di gestione dei processi aziendali

Risorse umane

Hai mai pensato che il processo di onboarding della tua organizzazione fosse troppo complesso e caotico? Il tuo dipartimento delle risorse umane sta chiedendo ai candidati di compilare moduli cartacei che li rendono esausti? Questo perché il tuo dipartimento delle risorse umane non ha il principio del Business Process Management (BPM). L’applicazione della gestione dei processi aziendali consente di automatizzare i processi delle risorse umane end-to-end, riducendo così i costi, i tempi e i moduli cartacei. Ecco un paio di esempi su come la gestione dei processi aziendali aiuta il tuo dipartimento delle risorse umane a migliorare i propri processi:

  • Approva più rapidamente le schede attività dei dipendenti
  • A bordo dei nuovi assunti senza problemi

Le vendite

Nella maggior parte delle organizzazioni, il team di vendita dedica una notevole quantità di tempo a coordinarsi con il team di contabilità clienti (AR) per ottenere l’approvazione delle fatture di vendita. Anche un piccolo errore di battitura nelle fatture, rovina la vita dei venditori. È qui che entra in gioco la gestione dei processi aziendali, poiché automatizza il processo di approvazione delle fatture, eliminando così le possibilità di errori manuali e i chiarimenti avanti e indietro tra i venditori e il team AR. Ecco un paio di scenari nel reparto vendite, in cui la gestione dei processi aziendali può aiutarli a semplificare i loro processi:

  • Riduci i flussi di lavoro del tuo ciclo di vendita
  • Sii puntuale con preventivi e fatture

Finanza

Un team finanziario è bombardato ogni giorno da moduli cartacei ed e-mail poiché tutto ciò che riguarda denaro deve passare attraverso di essi. Ad esempio, se il team di gestione delle risorse desidera acquistare 50 laptop, invia il preventivo ricevuto dal fornitore al team finanziario per l’approvazione. Questo è solo un caso. Immagina quante e-mail e moduli cartacei ricevono quotidianamente da vari team. Senza un sistema in atto, è impegnativo per loro gestire tutto questo. Il software di gestione dei processi aziendali (BPM) li aiuta a gestire tutto questo. Ecco un paio di scenari nel dipartimento finanziario, in cui la gestione dei processi aziendali arriva come una grazia salvifica:

  • Approvazioni con un clic per le richieste di viaggio
  • Personalizza i flussi di lavoro per scenari unici

Caratteristiche che ogni strumento di gestione dei processi aziendali dovrebbe avere

Ora che sai perché è necessario avere un sistema BPM, ecco un elenco delle funzionalità che dovrebbe avere un buon sistema di gestione dei processi aziendali.

  • Strumento di diagramma di processo visivo
  • Designer di moduli drag-and-drop
  • Controllo degli accessi basato sui ruoli
  • Supporto mobile
  • Potenti funzionalità di amministratore
  • Accesso singolo (SSO)
  • Integrazione con i sistemi software esistenti
  • Report e analisi
  • Prestazioni per grandi basi di utenti
  • Metriche delle prestazioni del processo

Quali sono i vantaggi di incorporare la gestione dei processi aziendali?

Ecco alcuni dei principali vantaggi dell’utilizzo di BPM nella tua azienda:  

  • Ottieni il controllo di processi caotici e impegnativi
  • Crea, mappa, analizza e migliora i processi aziendali 
  • Esegui le operazioni quotidiane in modo più efficiente
  • Realizza obiettivi organizzativi più grandi
  • Muoversi verso la trasformazione digitale
  • Migliora e ottimizza le operazioni aggrovigliate
  • Tieni traccia da vicino dei singoli elementi mentre si muovono attraverso un flusso di lavoro

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