Sai qual è la differenza tra processi aziendali e procedure? Spesso i due termini vengono usati come sinonimi, ma in realtà non sono la stessa cosa. I primi infatti sono l’insieme delle azioni che vengono messe in atto in un’azienda per svolgere un determinato compito.

Qualche esempio?

  • Realizzare e archiviare le fatture
  • La gestione del personale
  • Operazioni di logistica

Le procedure invece, dette anche SOP (Standard Operating Procedure), sono quei documenti che spiegano fase per fase come si realizza un processo aziendale. In altre parole sono un po’ come dei “tutorial”, ad uso di qualunque dipendente, che descrivono “come fare per” svolgere una qualunque attività dell’azienda.

Perché è importante un processo?

Avere uno schema prefissato facilita molto il lavoro di ufficio, per vari motivi. Innanzitutto velocizza enormemente l’esecuzione di un compito, rendendo tutto più automatizzato. Se ci pensi, sapere sempre cosa fare in ogni momento ti evita di sprecare del tempo prezioso.

Non solo: il lavoro avrà anche una qualità sempre costante, proprio perché con il tempo viene appurato che fare in un determinato modo aumenta la produttività.

I processi organizzativi aziendali infine permettono di poter migliorare la collaborazione tra i membri di un team. Se tutti infatti sanno come muoversi in ogni situazione, non ci sarà più bisogno di dipendere sempre dalla stessa persona. 

Di conseguenza, l’ufficio non si bloccherà in mancanza di un collaboratore, ma sarà sempre possibile delegare il compito a qualcun altro.

Perché documentare i processi aziendali?

Per fare in modo che un processo sia conosciuto nel dettaglio da tutti, è però necessario che sia messo nero su bianco. Ecco che quindi entrano in gioco le procedure

Queste documentano nel dettaglio ogni attività, così da poter essere prese in mano da ciascun membro del team. 

Ovviamente per essere approvate, le SOP vanno prima testate. In questo modo si potrà essere certi che saranno comprensibili a chiunque, persino a un nuovo assunto.

Ogni impresa ha infatti il suo modo di documentare la pianificazione aziendale, anche se in linea di massima questa deve avere dei passaggi chiari da seguire sempre nello stesso ordine, così da diventare automatica.

Come scrivere una procedura?

Al di là del modo specifico che ognuno adotta per scrivere le proprie procedure, ci sono 3 punti chiave che non vanno MAI dimenticati:

1- Di cosa si parla?

Identificare fin da subito la giusta procedura ti farà risparmiare un sacco di tempo, specialmente quando c’è un’urgenza. Vanno quindi specificati:

  • Titolo
  • Data di creazione 
  • Frequenza di attuazione
  • Nome del responsabile
  • Reparto 

2- A cosa serve?

Sapere la ragione di un dato processo aziendale è utile per motivare il team. Banalmente, eseguire dei passaggi in modo meccanico potrebbe farti sentire alla lunga spersonalizzato. Sulla procedura andranno quindi scritti il perché si fa così e quali obiettivi si andranno a raggiungere.

3- Quando?

Non bisogna infine dimenticare le tempistiche. Se la procedura serve infatti a velocizzare un’attività, è necessario indicare qual è il tempo massimo per svolgerla. Così si può capire dove sono gli eventuali problemi e correggere il tiro.

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